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Tätigkeitsbericht der Datenschutzbeauftragten

Die Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) ABl. Nr. L 119 vom 04.05.2016 S 1 (DSGVO), ist am 25.05.2018 in Kraft getreten und sieht in Artikel 37 für den behördlichen / öffentlichen Bereich die Bestellung (zumindest) einer bzw eines Datenschutzbeauftragten vor.

Es wurde bereits vor Inkrafttreten der DSGVO eine Datenschutzbeauftragte bestellt und wurde dies der Österreichischen Datenschutzbehörde am 09.05.2018 gemeldet.
Es wurde weiteres eine Juristin für den Bereich Datenschutz angestellt, um den gestiegenen Anforderungen der DSGVO zu entsprechen und diese im Amt umzusetzen.

Es wurde ein Datenschutzbeirat eingesetzt; ihm gehören 5 Personen, welche die Datenschutzbeauftragte beraten und unterstützen. Der Beirat tat regelmäßig alle drei Wochen.

Datenschutzkoordinatorinnen und –koordinatoren wurden als Ansprechpartner in jeder Abteilung eingesetzt.

Die Einhaltung der Bestimmungen des Datenschutzes gehört nun zum Aufgabenbereich eines/einer Abteilungsleiters/Abteilungsleiterin.

Im Internet unter ist das Datenschutz-Organigramm ersichtlich.

Weitere Aufgaben der Datenschutzbeauftragten ergeben sich aus Art 39 DSGVO und können wie folgt zusammengefasst werden:

  • Beratung bei Projekten, Programmen und Vorhaben sowie hinsichtlich der Datenschutz-Folgenabschätzung
  • Sensibilisierung und Schulung der Politik, insbesondere Stadtrat, Führungskräfte, Stadtmarketing, sowie der Mitarbeiter ua mittels E-Learning-Schulung
  • Vortrag des stellvertretenden Leiters der DSB, Dr. Matthias Schmidl für die Führungskräfte
  • Infokampagne „Datenschutz“ im stadtinternen Newsletter mit Türschildern und Artikeln zu verschiedenen Datenschutzthemen
  • Überwachung und Überprüfung der Einhaltung der DSGVO und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen bei Formularen zB Informationspflicht gemäß Art 12ff DSGVO bzw Prozessen
  • Ausarbeitung von Leitlinien / Mustern
  • Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses
  • Verfassen einer Datenschutzerklärung
  • Abschluss von Auftragsverarbeitungsvereinbarungen
  • Zusammenarbeit mit der und Anlaufstelle für die Datenschutzbehörde
  • Mitwirkung in legistischen Verfahren (Verordnungen)
  • Berichtswesen an die obersten Organe.

Die Datenschutzbeauftragt ist mit den erforderlichen personellen und finanziellen Mitteln und mit der entsprechenden Infrastruktur auszustatten, um die gesetzlichen Aufgaben erfüllen zu können. In diesem Sinne wurde in der Stabstelle Recht, Dienststelle Allgemeine Rechtsangelegenheiten die Datenschutzbeauftragte angesiedelt sowie eine Assistentin der Datenschutzbeauftragten mit einem Beschäftigungsaufmaß von 80%.

Die Einrichtung der Funktion der Datenschutzbeauftragten und die Etablierung in der Dienststelle Allgemeine Rechtsangelegenheiten schafft Synergien, weil eine vereinfachte Zusammenarbeit (Koordination und Beratung Datenschutz – Verwaltung datenschutzrechtlicher Vorgänge) sowie der sparsame Einsatz von Ressourcen (gemeinsame Nutzung der Bürostruktur) gewährleistet ist sowie die direkte Kommunikation vereinfacht wird. 

Die Datenschutzbeauftragte mit ihrer Assistentin haben die Tätigkeiten erfolgreich auf- und die oben beschriebenen Aufgaben wahrgenommen, wobei der Schwerpunkt der Tätigkeiten im vergangenen Jahr vor allem auf der Beratung und Schulung der Dienststellen der Landeshauptstadt Bregenz im Hinblick auf die Vorgaben der Neuregelung des Datenschutzes unter der DSGVO lag.

Informationen zum Datenschutz in der Landeshauptstadt Bregenz und zur Datenschutzbeauftragten werden auf unserer Homepage zur Verfügung gestellt.

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